Organização de eventos

Ayo A.

Respondeu há 1 ano

As feiras de artesanato são locais ideias para fazer compras, estabelecer parcerias e adquirir novas experiências. Nesses eventos, é possível, por exemplo, fazer cursos, assistir a palestras, aprender diferentes técnicas e conhecer novos materiais.

CHECKLIST - FEIRA DE ARTESANATO 

PLANEJAMENTO

•    Comercialização de eventos: prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos.

•    Contrato de prestação de serviços de organização: modelo padronizado, detalhes importantes e formas de remuneração claras.
•    Estudos mercadológicos: propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas.
•    Calendário de eventos da cidade: aspectos da infraestrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira.
•    Previsão orçamentária: receitas, despesas, resultados.
•    Cronograma de desembolsos: planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais.
•    Tipos de eventos e terminologia: congresso, seminário, simpósio ou outro nome.
•    Iniciativas integradas: exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos.
•    Esboço do programa: científico, acadêmico, técnico, social, turístico.
•    Cronograma de atividades: tarefas e providências, responsáveis e prazos.
•    Relacionamento cliente e organizador: comissões de suporte
(organizadora, executiva, técnica e outras).
•    Apoio institucional: entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias.
•    Programação visual: logomarca oficial, impressos em geral.
•    Patrocínios, subvenções e permutas: iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos.

ORGANIZAÇÃO
•    Programa: chamada de trabalhos, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, esboço de dias e horários. 
•    Meios e formas de divulgação: formatação de cadastro, folhetos e impressos, internet, telemarketing, plano de mídia, assessoria de imprensa. 
•    Automação de eventos: sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros.
•    Aspectos jurídicos: proteção da marca, registro de domínio, contrato, acordos, código de defesa do consumidor, legislação trabalhista.
•    Locais de inscrições: secretaria executiva (atendimento), controle, registro e confirmação.
•    Gerenciamento e administração: serviços de terceiros, propostas, orçamentos, contratos, previsão orçamentária, cronograma de atividades. 
•    Textos e correspondências: padronização, objetividade, apresentação, prazos de respostas.
•    Patrocínios, subvenções e permutas: fase 2 - projetos e propostas, visitas, reuniões, acompanhamento, contratos e contrapartidas. 
•    Local do evento: ordem de serviços e suporte & logística.
•    Responsabilidade e corresponsabilidade civil: seguros, alvarás, medidas preventivas. 
•    Pessoal de apoio: recepcionistas, coordenadoras, operadores, mestre de cerimônias, locutor oficial, seguranças, faxineiras e outros (propostas, contratação, treinamento).
•    Material dos participantes: crachá, pasta, bloco de anotações, caneta, formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, cd-rom com textos das palestras, certificado, atestado de carga horária, manual de orientação e outros.
•    Iniciativas integradas: estruturação, programa de atividades, divulgação, inscrições, suporte & logística.
•    Material de secretaria: consumo, permanente, máquinas & equipamentos.
•    Conferencistas: manual de orientação, formulários para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização.
•    Serviços de apoio aos participantes: hospedagem, passagem, traslados e opcionais (agência de turismo oficial). 
•    Sessões solenes: abertura, encerramento, keynote speaker, convites, confirmações, cerimonial & protocolo - noções básicas.
•    Suporte e logística: audiovisual, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos (policiamento), trânsito e outros. 
•    Feira ou exposição paralela. 

Aspectos básicos de organização:
- Planta-baixa do local 
- Montadora oficial dos estandes 
- Registro do evento
- Folheto promocional 
- Regulamento & manual do expositor 
- Equipe de vendas x comercialização das áreas
- Projetos de energia elétrica e hidráulica 
- Taxas e impostos 
- Avaliação e inspeção dos órgãos públicos competentes 
- Seguro de responsabilidade civil dos visitantes 
- Cronograma de montagem, realização e desmontagem 

Esquema de visitação: 
- Divulgação e convites
- Telemarketing

Serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores:
- Credenciamento 
- Alimentação
- Carga e descarga de materiais
- Segurança, limpeza
- Salas para reuniões de negócios
- Estacionamento privativo ou cartões de desconto
- Depósito de mercadorias

Atendimento a visitantes:
- Credenciamento específico
- Balcão de informações
- Catálogo oficial
- Pontos multimídia
- Guarda-volumes 

Genéricos: 
- Sinalização
- Decoração e jardinagem
- Central de recados
- Visitas de inspeção de fiscais
- Supervisão e acompanhamento integral
- Desmontagem

REALIZAÇÃO
•    Entrega de material: montagem da secretaria, esquema de atendimento, informações e outros.
•    Controle das atividades: gerenciamento dos horários das palestras. 
•    Supervisão: serviços de terceiros, centro de convenções e outros. 
•    Atendimento em geral: participantes, autoridades, imprensa, convidados, conferencistas, salas e auditórios. 
•    Assessoria aos membros das comissões: relatórios, documentos e providências afins.
•    Confecção e distribuição: listagem dos inscritos, certificados e formulários de avaliação.

PÓS-EVENTO
•    Elaboração de relatórios: financeiros e operacionais.
•    Prestação de contas: previsto x realizado = resultado / previsão orçamentária.
•    Cartas de agradecimento: conferencistas, convidados, expositores, pessoal de apoio.