Professor, veja como emitir Nota Fiscal

Caro professor, segundo as leis vigentes, cada serviço prestado tem que estar atrelado a emissão da nota fiscal. Muitos alunos pedem para controle pessoal, outros porque precisam enviar ao departamento de RH ou ao chefe, para reebmolso de aulas particulares patrocinadas pelas empresas. Emitir nota fiscal é uma das principais rotinas em qualquer negócio, inclusive aulas particulares (ou em grupo). A nota fiscal é um documento de validade jurídica que comprova uma prestação de serviços, como é o caso das aulas, tarefas ou venda de cursos.

Independente do motivo, vamos lhe ensinar neste artigo e demonstrar passo-a-passo como emitir a nota fiscal para seus alunos.

Os passo se você está começando do zero são:

• Escolher se vai emitir como uma empresa ou MEI (sugerimos MEI)
• Juntar os documentos para abrir o modelo escolhido
• Receber o acesso dos sistemas da prefeitura e ouas esferas, caso necessário
• Emitir suas notas fisicais a cada serviço prestado no mês corrente do serviço prestado
• Pagar os impostos no mês subsequente

Glossário

Existe um vasto repertório e tipos de notas fiscais, mas neste artigo vamos focar na Nota Fiscal para comprovação de prestação de serviços, ou seja, quando o professor presta serviço lecionando uma aula, tarefas ou venda de cursos.

Algumas abreviações que vamos utilizar neste artigo:

NF - Nota Fiscal

RPS - Recibo de pagamento de serviço

NF-e - Nota fiscal eletrônica (emitida eletronicamente, na internet)

MEI - Micro empreendedor individual

Ltda. - (empresa) limitadas

MEI ou Empresa?

Antes de pensar em emitir a nota, saiba que somente um MEI ou uma empresa podem emitir notas fiscais. Portanto, caso tenha já uma empresa, a emissão é de um jeito, caso seja MEI, é de outro.

Não é qualquer atividade que pode ser MEI, porém, felizmente, professor particular está enquadrado como MEI, facilitando muito a burocracia e diminuindo os impostos. Mesmo asim, alguns professores possuem empresa ou desejam emitir pela pró;pria empresa. Os impostos são muito mais altos que ser um MEI e as alíquotas dependem do tipo de empresa (Eirelli, SA, Ltda, optante pelo simples, etc. - não vamos cobrir todas os formatos aqui, é necessário ter um contador, pois ele deve cuidar disto para você - ao emitir a nota, passe para ele e ele calcula o imposto a ser pago).

As empresas possuem um contrato social;, e neste contrato tem o objeto da empresa e os códigos de prestação de serviço. Tenha certeza que sua empresa possui os códigos de prestação de serviços educacionais e que esteja incluído na nota emitida. Errar no código gera multa (por isso, se puder, escolha ser um MEI.)

Microempreendedor Individual (MEI) e tributos

MEI não paga imposto para emitir Nota Fiscal. Isto, por que os impostos que devem ser pagos são abatidos por meio da DAS MEI

O MEI é um enquadramento previsto no Simples Nacional. Por isso, fica isento dos tributos federais, como Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, PIS, Cofins, IPI e CSLL. Porém, deve pagar o valor fixo mensal de R$ 45, se for comércio ou indústria; de R$ 49, para prestação de serviço; ou de R$ 50, quando for comércio e serviços. Estes valores são destinados à Previdência Social e ao ICMS ou ao ISS. Vale lembrar, aqui, que estas quantias são atualizadas anualmente de acordo com o salário mínimo.

A abertura da empresa MEI, ou seja, a formalização do microempreendedor individual - MEI está isenta de qualquer custo de aberta e registro da empresa, ou seja, é grátis. - Veja nosso artigo sobre MEIs. 

O MEI poderá fazer o pagamento dos impostos e contribuições através da guia de pagamento (DAS), disponibilizada no Portal do Empreendedor na opção “CARNÊ MEI - DAS”. Para impressão, informe apenas o número do seu CNPJ.

Veja neste vídeo com abrir seu MEI - https://www.youtube.com/watch?v=424jLPhgB2I

Saiba que o Profes não endossa nenhuma empresa de MEI, nem precisa ter se você nÃo quiser. Mas se quiser ter uma para te auxiliar, faça sua busca sozinho, sua investigação e escolha. Vale lembrar que sistemas mudam, leis mudam, fique atualizado caso os videos nao estejam 100% corretos.

Tipos de notas Fiscais

NFS-e - Nota fiscal de serviços eletrônica (emitida eletronicamente, na internet)

Obs.: Hoje, os antigos talões de notas fiscais estão sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e/ NFS-e), o processo está muito mais simples, prático e ágil. 

Vale salientar que cada cidade e/ou região tem um sistema próprio da prefeitura para emitir NF  MEI, é necessário verificar o procedimento de cadastro disponível na respectiva região. 

Vamos entender os tipos de nota fiscal que os professores mais usam: 

1) Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): é a nota digital, emitida eletrônicamente (no computador, pela internet) que registra para o governo, a prestação de serviços. 

Ela foi criada para substituir a Declaração de Serviço (nota de blocos, em papel, aquelas feitas em gráficas, que possuiam todos os dados da sua empresa). 

A NF-e é emitida pelo município (cidade) e na maioria dos municípios, a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida facilmente, por meio de softwares de emissão integrados ao sistema da prefeitura (No caso de São Paulo, chama-se este Sistema de Nota do Milhão.)

No caso de indisponibilidade do sistema ou qualquer impedimento, você pode emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo em NFS-e junto à prefeitura no prazo estipulado (geralmente, cerca de 10 dias) - ambos a emissào do RPS e a conversão em Nota oficial é feita, geralmente, no mesmo sistema. Não converter no período estipulado gera uma multa. Pois entende-se que não emitiu a nota fiscal e prestou o serviço, o que é proibido.

o RPS, o recibo, e um documento fiscal temporário. Por ser fácil de subir em lotes nos sitema, também é utilizado por professores com alto volume de transações ou restrições de conectividade — nesse caso, tem que criar um arquivo .txt ou .csv nos moldes do seu sistema de envio da prefeitura e subir. Nào esquecendo que tem que converter depois.

2) Nota fiscal eletrônica (NF-e) - ela é obrigatória em qualquer venda de produtos que precisam pagar ICMS, que não é o caso do professor, que é um serviço. somente tenha certeza que se você tiver uma empresa e não MEI, o código da prestação dop serviço seja o que está no seu contrato social (o documento da sua empresa se não for MEI) na nota esteja o correto: serviços educacionais

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.

3) Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) - MEI

A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento digital emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas.

Por essa razão, ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o maior grupo desobrigado a emitir notas fiscais eletrônicas comuns. 

A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). 

Quais informações é preciso para emitir uma nota fiscal 

Para emitir uma nota fiscal para um cliente(aluno) é necessário algumas informações do seu aluno ou empresa para quem vai emitir a nota:

• Razão Social ou Nome completo
• CNPJ ou  CPF
• Valor do serviço prestado
• As observações: isto somente se for emitir sendo uma empresa e tenha estes benefícios (como as simples nacionais, que não geram retenção)

Como emitir nota fiscal 

1. Descubra qual tipo de nota fiscal irá emitir

O primeiro passo é identificar qual nota fiscal sua empresa deve emitir com base nas atividades exercidas. 

• Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação, etc.
• Serviço: para prestação de serviços
• Consumidor: no caso de venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo (equivalente ao cupom fiscal).

2. Faça seu cadastro fiscal junto ao governo

Para começar a emitir notas fiscais, será preciso fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização do órgão responsável.

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

Se você tem uma empresa de serviços, terá que fazer o cadastramento junto à prefeitura para emitir a NFS-e.

Pelo site da prefeitura da sua cidade, é possível preencher um formulário de credenciamento que emitirá um protocolo para comparecimento. O formulário será analisado juntamente com os documentos e, caso esteja tudo correto, sua senha será desbloqueada e um aviso será enviado por e-mail, liberando o acesso ao sistema de geração de notas.

Veja este vídeo se você for MEI: https://www.youtube.com/watch?v=NqPGrM2wPJw

3. Escolha o software emissor de nota fiscal eletrônica, use o oficial da sua prefeitura (ou deixe para seu contador fazer isto)

Com a autorização do órgão responsável, o próximo passo é escolher um software emissor de nota fiscal eletrônica.

Tanto no caso da NF-e quanto no caso da NFS-e, você tem duas opções:

• Usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e)
• Usar um emissor próprio integrado ao sistema do governo (de um contador)

O problema é que os emissores do governo não são integrados ao sistema de gestão da empresa e possuem diversas limitações, como a necessidade de redigitar dados e dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais, que não deve ser o caso de um professor particular. Portanto, tente aprender, a primeira vez é complicado, mas depois é fácil e vai no automático.

Além disso, não é muito seguro armazenar as notas fiscais no próprio computador, pois os arquivos podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou até vazados em caso de incidentes cibernéticos.

4. Comece a emitir suas notas fiscais

Com autorização do governo, você já pode começar a emitir suas notas fiscais eletrônicas pelo sistema da prefeitura. 

No primeiro contato com o sistema, lembre-se de verificar se todos os seus dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades. Preenche com so dados da pessoa ou empresa que vai amitir a nota e pronto, a nota incluisve é enviada a ele se ele estiver cadastrado no sistema desta prefeitura. Caso não, você pode baixar a nota e enviar po e-mail (prefeituras grandes, como São Paulo, você terá a alternitva de enviar a ntoa fiscal em .pdf diretamente pelo sistema, colocando o e-mail do destinatário e clicando em <Enviar>)

Bem, parece difícil, mas siga os passos:

• Escolher se vai emitir como uma empresa ou MEI (sugerimos MEI)
• Juntar os documentos para abrir o modelo escolhido
• Receber o acesso dos sistemas da prefeitura e ouas esferas, caso necessário
• Emitir suas notas fisicais a cada serviço prestado no mês corrente do serviço prestado
• Pagar os impostos no mês subsequente

Muito boa sorte, parece difícil, mas uma vez feito, o processo é rapido e automático.

Equipe Profes