Partes Interessadas do seu Projeto

Era uma vez um gerente de projeto chamado João que estava liderando um grande projeto de implementação de um novo sistema de gestão empresarial para uma organização de médio porte. Desde o início do projeto, João sabia que havia muitas partes interessadas envolvidas - funcionários, diretores, fornecedores e clientes - e sabia que era crucial manter todos eles engajados e atualizados sobre o andamento do projeto.

No entanto, João não prestou muita atenção à gestão do engajamento das partes interessadas. Ele não agendou reuniões regulares com os funcionários, não enviou atualizações por e-mail aos fornecedores e não buscou feedback dos clientes. Ele estava tão ocupado com as tarefas diárias do projeto que simplesmente não dedicou tempo suficiente para gerenciar as expectativas das partes interessadas.

Conforme o projeto progredia, João começou a notar que a falta de engajamento das partes interessadas estava começando a ter um impacto negativo no projeto. Os funcionários estavam desmotivados e não estavam cumprindo seus prazos, os fornecedores estavam atrasando as entregas e os clientes estavam insatisfeitos com o progresso do projeto. João começou a sentir a pressão crescente à medida que os prazos se aproximavam e o orçamento do projeto começou a se esgotar.

Em uma tentativa de recuperar o atraso, João tentou forçar as partes interessadas a trabalharem mais, mas isso apenas aumentou a resistência e a falta de cooperação. A falta de engajamento das partes interessadas acabou causando um atraso significativo no projeto, levando a custos adicionais e insatisfação do cliente.

João finalmente percebeu que a gestão do engajamento das partes interessadas era crucial para o sucesso do projeto. Ele tomou medidas para envolver mais as partes interessadas, agendando reuniões regulares, fornecendo atualizações mais frequentes e criando canais abertos de comunicação. Embora tenha sido um processo difícil, João aprendeu uma valiosa lição sobre a importância da gestão do engajamento das partes interessadas e como isso pode afetar negativamente um projeto quando negligenciado.

Esta humilde estória deixou claro quantos problemas seu projeto pode enfrentar caso você não cuide das partes interessadas? Partes interessadas (ou stakeholders, em inglês) são indivíduos, grupos ou organizações que têm um interesse direto ou indireto em um projeto, e cujas ações ou decisões podem afetar o andamento ou o resultado do projeto. As partes interessadas podem incluir, por exemplo, clientes, patrocinadores, acionistas, funcionários, fornecedores, autoridades regulatórias, organizações comunitárias, entre outros. O gerenciamento adequado das partes interessadas é fundamental para o sucesso de um projeto, pois ajuda a garantir que suas necessidades, expectativas e preocupações sejam adequadamente consideradas e abordadas ao longo do ciclo de vida do projeto.

Veja abaixo 10 causas que levam os projetos ao fracasso e que tem relação direta com a ausência do gerenciamento das partes interessadas:

1. Falta de envolvimento e apoio dos stakeholders: Quando os stakeholders não estão envolvidos no projeto desde o início e não são consultados regularmente, eles podem não ter um senso de propriedade no projeto e, consequentemente, não darão o suporte necessário para que ele seja bem-sucedido.
2. Expectativas mal gerenciadas: As expectativas não gerenciadas adequadamente podem levar a desentendimentos e insatisfações com o resultado final do projeto.
3. Mudanças no escopo: A falta de comunicação e engajamento com os stakeholders pode levar a mudanças de escopo que podem afetar negativamente o projeto e aumentar seus custos.
4. Problemas de orçamento: A falta de envolvimento e de gerenciamento adequado dos stakeholders pode levar a problemas de orçamento, como falta de recursos financeiros ou a alocação inadequada de fundos.
5. Falta de comunicação: A comunicação insuficiente com os stakeholders pode levar a mal-entendidos e atrasos, e também pode resultar em falta de apoio ou cooperação.
6. Conflitos de interesse: A falta de gerenciamento de stakeholders pode levar a conflitos de interesse que podem afetar o andamento do projeto.
7. Falta de recursos: A falta de envolvimento dos stakeholders pode resultar em falta de recursos, como mão de obra e equipamentos, que podem afetar o cronograma do projeto.
8. Riscos não identificados: A falta de envolvimento dos stakeholders pode levar a riscos não identificados que podem impactar negativamente o projeto.
9. Falta de comprometimento: A falta de engajamento e comunicação com os stakeholders pode levar a uma falta de comprometimento com o projeto e, consequentemente, a um fracasso.
10. Falta de alinhamento com as necessidades dos stakeholders: Quando os objetivos e necessidades dos stakeholders não são considerados no planejamento e execução do projeto, o resultado final pode não atender às expectativas dos envolvidos.

Percebe como o assunto é "sensível" e que deixar isto de lado pode inviabilizar seus projetos? Para gerenciar efetivamente o engajamento das partes interessadas, é importante seguir as práticas recomendadas pelo Guia PMBOK e incorporar princípios de metodologias ágeis. Aqui está um tutorial prático que pode ajudar a evitar problemas como os que o João enfrentou na estória que contei no início do artigo: