Resumo: O artigo visa apresentar o programa 8S face aos conceiros contemporâneos de Qualidade Total. Com as novas tendências o gerenciamento da qualidade total deixa de estar relacionado apenas às ações e medidas, procedimentos, atos parciais ou corretivos para alcançar o sucesso da organização. Atualmente, já se traduz em um planejamento empresarial macro, onde as medidas, alternativas e ferramentas para a transformação são os objetivos chaves trabalhados paralelos as novas tendências da Qualidade total. O programa foi analisado tanto na sua parte teórica quanto prática através da analise de conteudos de carater qualitativo, utilizando dados eletrônico e documentais. Dentro das novas perspectivas dos métodos de gestão, a ferramenta passou a sofrer melhorias, ou seja houve uma evolução sistemática. Uma dessas melhorias foi a mudança de programa para processo, como fator que evidencia o envolvimento da organização, partindo da alta administração ao chão de fábrica.
Palavras-chave: Qualidade; Processo; Melhoria; Bem estar; Autodisciplina.
1. Introdução
Os métodos de gestão representam um conjunto de práticas que são aplicadas nos sistemas de gestão das empresas. Algumas aplicam estes de forma isolada sob o mesmo objetivo: obter um programa de qualidade e de melhoria de processos na maioria dos setores econômicos, ou seja, fazer um melhor produto/serviço com os melhores processos e atender as necessidades e anseios dos clientes. A competitividade vem exigindo das empresas uma produção mais enxuta e com menor custo. E para alcançar estas metas muitas organizações ainda recorrem à redução de mão-de-obra. Enquanto que, utilizando um sistema de gestão com ferramentas bem aplicadas se consegue redução de desperdícios e acidentes de trabalho além da otimização de processos, deixando para ultimo caso a decisão de demissão.
O programa 5S surgiu no Japão com o professor Kaoru Ishikawa em maio de 1950. CARVALHO (2006), comenta que Ishikawa lançou um método de combate aos desperdícios e eliminação de perdas, visando otimizar os parcos recursos existentes em um pais destruído pela guerra. Tornou-se filosofia mexendo com a moral dos japoneses, foi chamado de 5S por ser composto de 5 ações ou Sensos:
No Brasil, segundo MARSHALL (2008), o movimento chegou formalmente através dos trabalhos pioneiros da fundação Christiano Ottoni, liderado pelo professor . Atualmente, existem diversas versões e contribuições à filosofia original mediante o acréscimo de outros “S”.
Uma nova abordagem passa a chamar o programa 5S em Processo 8S. Nesse intercâmbio internacional e ferramenta passou a sofrer melhorias. Uma dessas melhorias foi a mudança de programa para processo. A diferenciação está em que o programa tem início, meio e fim, portanto, tem vida útil limitada, os programas vêm e vão, é transitório, sendo importante para necessidades imediatas e urgentes. Mas se é necessária uma mudança de cultura na empresa, então é necessária a implantação de um processo, que não tem fim, apenas início. O processo traz envolvimento da organização como um todo, agindo na cultura e passando, com o tempo, a se manter automaticamente. A fim de elucidar esta transição de cinco para oito sensos, o artigo fora construído através de método exploratório utilizando pesquisa eletrônica e consulta de autores clássicos e contemporâneos.
2. Qualidade Total e suas perspectivas
Pessoas empreendedoras e empresas bem sucedidas têm o poder de criar propostas e soluções para necessidades não atendidas. Estas respostas advêm não só da análise interna da organização como principalmente da análise externa. KOTLER (2006) faz a distinção entre modismos, tendências e megatendências. Para o autor, um modismo é “imprevisível”, de curta duração e não tem significado social, econômico e político. Já uma tendência é um direcionamento ou uma seqüência de eventos com certa força e durabilidade. Revelam como será o futuro e oferecem oportunidades. Ele finaliza afirmando que as megatendências têm sido descritas como “grandes mudanças sociais, econômicas, políticas e tecnológicas” que se formam lentamente e, uma vez estabelecidas nos influenciam por algum tempo – de sete a dez anos no mínimo.
Atualmente as tendências dos programas de qualidade dentro das organizações caminham para o alcance da autogestão e envolvimento pessoal. A busca pela autogestão de traduz em melhorar continuamente os processos de estimativa e a qualidade das entregas, se inserir em um ambiente colaborativo, flexível e principalmente auto-organizado, que consiga despertar a pró-atividade e responsabilidade dentro da equipe. Pesquisas constataram que criar ambientes multidisciplinares ajuda a reduzir os silos, convergindo todo o potencial produtivo de pessoas de diferentes áreas de conhecimento de forma sincronizada e assertiva.
Como resultados e benefícios são verificadas “a melhoria da comunicação interna e agilidade na tomada de decisão; foco dos gestores na estratégia da empresa deixando as decisões importantes dos projetos para as equipes; aumento da satisfação dos funcionários em um ambiente melhor para se trabalhar; surgimento de líderes fazendo com que a empresa possa assumir novos projetos; qualidade e confiabilidade nas entregas aumentando o grau de satisfação do cliente; aumento da participação no mercado e da lucratividade da empresa.”(BRANAS, 2009)
Para Oakland (2007), a definição de qualidade é essencial a avaliação das exigências dos clientes, ou seja, suas necessidade e expectativas. Portanto para o autor, a qualidade é garantir as exigências do cliente. Trazendo esse conceito para a perspectiva processual, o cliente interno passa a ter um campo de avaliação afim de elucidar suas necessidades e satisfazê-las da maneira mais plausível a organização.
Juran (1997) evidencia que para os gerentes existe duas importantes definições de qualidade: conforme as características do produto, os clientes determinam a qualidade de acordo com os atributos do produto, quanto melhores forem, melhor qualidade terão; conforme as ausências de deficiência, os clientes relacionam o produto de melhor qualidade àquele que apresenta menos deficiências. Logo, a frase “adequação ao uso” como definição de qualidade dificilmente explicaria os dois conceitos acima, em razão de que para a primeira “a qualidade mais alta normalmente custa mais caro”, e para a segunda, “a qualidade mais alta normalmente custa menos”.
Portanto, fica claro que o autor constata que a qualidade é determinada pelo cliente, atendendo suas necessidades e exigências. E, para alcance do melhor que se pode fazer para satisfazer o cliente, gestores comprometidos com os propósitos da gestão da qualidade possuem trabalham com inúmeras ferramentas, cada uma com metodologia específica. Hunt (1994) apud Araújo (2007) ressalta que tais ferramentas e métodos são partes essenciais do processo de implementação de melhoria por intermédio da gestão pela qualidade total.
Para COLENGHI, 2007 o alto grau de complexidade dos organismos empresariais apresenta problemas das mais variadas naturezas que devem ser resolvidos rápida e eficientemente, mediante o emprego de técnicas apropriadas para cada um deles.
3. De cinco a oito sensos
O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas de casa japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar.
No final dos anos 60, quando as indústrias japonesas começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT), perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT. Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco técnicas que o compõe: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Existe uma diferença técnica entre 5S e house keeping. Este se limita apenas aos 3 primeiros “S”. Seiru significa organização, colocar as coisas em ordem de acordo com regras ou padrões estabelecidos. Mais precisamente “Separar e Descartar”. Osada (1992) classifica Seiton significa arrumação, ou seja, colocar as coisas no lugar certo ou disposto de forma correta para que sejam usadas prontamente. Tecnicamente falando é “Ordenar e Organizar”. Seiso significa limpeza – “Limpar e Inspecionar” – acabar com o lixo e todo material que for estranho à rotina. Seiketsu significa padronização, manter a organização, a arrumação e a limpeza contínua. Shitsuke significa disciplina ou autodisciplina. Exprime o compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo programa 5S.
Sites sobre qualidade relatam que, por falta de conhecimento, alguns entendem que o programa 5S é somente uma forma de organizar e limpar um escritório ou um setor da fábrica. De fato, sabemos que isto acontece. Na maioria das vezes o incentivo ao programa acaba caindo na rotina.
Várias empresas que acreditam ter implantando o 5S, se limitam a descartar alguns utensílios, organizar e limpar o que sobrou pintar paredes e fachadas. O Programa 5S é muito mais do que isso, trata-se de uma mudança de cultura dentro da organização, por isso é fundamental a participação e envolvimento da alta gerência em projetos deste tipo.
A ferramenta passou a sofrer melhorias, ou seja, a evoluir durante esse intercâmbio internacional. Uma dessas melhorias foi a mudança de programa para processo. Esta diferenciação é responsável pela manutenção da ferramenta. Para MAXIMIANO (2004) um processo é um conjunto de atividades, ligadas entre si que ocorrem naturalmente na operação diária de uma empresa. A perspectiva do processo possibilita uma visão horizontal do negócio que envolve toda a organização. Programa tem início, meio e fim, portanto, tem vida útil limitada, os programas vêm e vão, é transitório, sendo importante para necessidades imediatas e urgentes. Algumas empresas trabalham certificações internas do programa por etapas, resultando em maior esforço quando as auditorias de certificação estão próximas, rompendo assim o conceito do 5º S – disciplina. Se é necessária uma mudança de cultura na empresa, então é necessária a implantação de um processo, não tem fim apenas início. O processo traz envolvimento da organização como um todo, agindo na cultura e passando, com o tempo, a se manter automaticamente. Essa nova sistemática está diretamente relacionada com o Ciclo PDCA. MARSHALL (2006) o define como método gerencial para a melhoria continua. Praticado de forma cíclica e ininterrupta promovendo a melhoria continua e sistemática da organização consolidando a padronização de práticas.
O objetivo principal do 8S é melhorar a qualidade de vida das pessoas, construindo um ambiente saudável e acolhedor para todos. ABRANTES (1998) comenta que objetivando complementar e adequar a filosofia do 5S ao Brasil, são propostos 3 novos Sensos (Shikari Yaro, Shido e Setsuyaku) de forma a torná-lo um êxito e de uso contínuo. É importante ressaltar que a grande vantagem do programa 8S é que este não demanda investimento de capital, apenas capacitação dos recursos humanos e seus materiais. Este mesmo autor ainda ressalta que, a metodologia promove a mudança de comportamento de dirigentes e funcionários que, passam a formar um grupo unido com visão de sobrevivência e continuidade dos negócios, principalmente através da economia e combate aos desperdícios.
3. Considerações Finais
É preciso estar bem sintonizado com colaboradores, se a organização estiver a fim de obter maior desempenho dos produtos e serviços. Pois a qualidade hoje está muito mais associada a percepção de excelência nos resultados que as pessoas alcançam. O grande diferencial contemporâneo é o elemento humano e sua percepção de qualidade. Pôde-se evidenciar que a participação real e efetiva da alta administração trás maior êxito e durabilidade dos programas, assim como incentiva a participação total de todos os funcionários de maneira direta e indireta.
É perceptível que o programa 8S trouxe ganhos a todos nós, pois significa estímulo para as pessoas realizarem o seu trabalho corretamente, com alegria e para assumirem a responsabilidade pelos resultados. É a busca da melhoria contínua na vida de cada um de nós. E praticar e desejar o bem a todos.
Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente, estará realmente compreendida a verdadeira essência do 8S.
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Referências
ABRANTES, José. Como o programa dos oito sensos (8S) pode ajudar na educação e qualificação profissional, reduzindo custos, aumentando a produtividade e combatendo o desemprego. Rio de Janeiro: COPPE/UFRJ, 1998. Disponível em: www.abepro.org.br/biblioteca
BRANAS, Rodrigo. Estimulando o autogerenciamento. Disponível em: http://www.oncast.com.br/blog
CARVALHO, Pedro Carlos de. O programa 5S e a qualidade total. 4.ed. Campinas, SP:Editora Alínea, 2006.
CHRISTO, Filipa H. Metodologia 5S: Beneficios da sua aplicação num serviço de saúde. Disponível em: http://www.scribd.com/doc/414124/Filosofia-5S
COLENGHI, Vítor M. O&M e Qualidade Total. 3.ed. Uberaba: Ed V.M.,2007
JURAN, J.M. A Qualidade desde o projeto. Cengage Learning Editores, 1997
MARSHALL, Junior. Et al. Gestão da Qualidade. 9.ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2008.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 4.ed. São Paulo: Atlas, 2004.
OAKLAND, J. Gerenciamento da Qualidade Total TQM. Nobel, 2007.
OSADA, Takashi. Housekeeping 5S’s: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. São Paulo: Instituto IMAM, 1992.
PROGRAMA 5S. Disponível em: www.qualidade.com.br. Acesso em 21 Out. 2008
SANTIAGO, Nonato. Qualidade Total – 8S (história e Implantação). Disponível em: Http://nonatosantiago.blogspot.com
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