Os 3 níveis de armazenamento de dados no Excel

O Excel é uma ferramenta poderosa e flexível, e sua capacidade de organizar e analisar dados é um dos motivos pelo qual ele é amplamente utilizado. No entanto, muitos usuários não entendem completamente as diferenças entre os três principais "níveis" de armazenamento de dados no Excel: intervalos de dados, tabelas e tabelas dinâmicas. Cada um tem sua função, vantagens e desvantagens, e é importante saber qual utilizar dependendo do objetivo.

Intervalos de Dados

Os intervalos são o nível mais básico. Eles representam células no Excel que podem conter valores, fórmulas ou texto. É a maneira mais simples de armazenar dados e funciona bem para pequenos conjuntos de informações ou análises rápidas.

Abaixo está uma representação deste formato de armazenamento no Excel.

Nele, os dados são inseridos no Excel de forma simples, sem formatação definida, sem uma estrutura de dados.

Pontos positivos:

• Simplicidade de uso.
• Fácil de copiar e colar em outros locais.
• Não exige configuração.

Pontos negativos:

• Dificuldade em gerenciar grandes volumes de dados.
• Menor controle de erros ou validação de dados.
• Falta de automação para atualizações.

Tabelas

As tabelas são intervalos de dados estruturados que oferecem funcionalidades extras, como linhas de cabeçalho fixas, formatação automática e referências dinâmicas. Elas são ideais para conjuntos de dados médios, onde a organização é importante.

Para criar uma tabela, basta selecionar o intervalo que contém os dados, ir para a guia "Inserir" e clicar em "Tabela", conforme apresentado na imagem abaixo.

Após este passo, aparecerá uma caixa de diálogo perguntando se você quer criar a tabela, informando o local onde os dados estão e se a tabela tem cabeçalhos.

Após clicar em "OK", a tabela será criada, acrescentando um conjunto de melhorias ao seu intervalo de dados que agora possui uma estrutura mais organizada.

Pontos positivos:

• Atualização automática de fórmulas ao adicionar linhas/colunas.
• Visual mais organizado e funcional.
• Fácil aplicação de filtros e classificação.

Pontos negativos:

• Pode ser confuso para iniciantes.
• Nem sempre ideal para análises complexas.
• Requer mais recursos computacionais em arquivos grandes.

Tabelas Dinâmicas

As tabelas dinâmicas representam o nível mais avançado de armazenamento e análise de dados. Elas permitem resumir, organizar e visualizar dados rapidamente, sendo indispensáveis para análises complexas ou relatórios gerenciais.

Para criar uma tabela dinâmica, basta selecionar o intervalo de dados ou a tabela criada, ir na guia "Inserir" e clicar em "Tabela dinâmica".

Após isso, aparecerá uma caixa de diálogo informando o intervalo de dados que você escolheu para criar a tabela dinâmica. Aqui você tem 2 opções: criar a tabela dinâmica em uma "Nova Planilha" ou na "Planilha Existente". Na primeira opção, o Excel cria uma nova aba/planilha com a sua tabela dinâmica. Na segunda opção, você informará em qual célula, da sua aba/planilha atual, quer criar a tabela dinâmica. Como exemplo, selecione "Nova Planilha" e clique em "OK".

Após este passo, basta montar a tabela dinâmica como preferir, arrastando os campos para cada uma das 4 áreas: Filtros, Colunas, Linhas e Valores. No exemplo abaixo, criamos uma tabela dinâmica que resume a Soma de Venda por Vendedor, divididos por Região e filtrado pelo tipo de Contrato "CLT".

Essa é uma das principais formas de análise quando a base possui um grande volume de dados.

Pontos positivos:

• Altamente personalizáveis.
• Permitem análises profundas sem alterar a base de dados.
• Integração com gráficos dinâmicos.

Pontos negativos:

• Curva de aprendizado maior.
• Necessitam de uma base de dados bem organizada.
• Limitações no manuseio de dados extremamente grandes.

Conclusão

Compreender as diferenças entre intervalos de dados, tabelas e tabelas dinâmicas é essencial para aproveitar ao máximo o Excel. Cada "nível" tem suas vantagens e desvantagens, e o segredo é saber quando e como utilizá-los para aumentar sua produtividade e eficiência no trabalho com dados.